Yasal Gereklilik Evrakları Nelerdir?

Türkiye’de iş ve çalışma hayatının denetlenmesi ve yönetimi hususunda yasal düzenlemeler 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu maddeleri ile gerçekleştirilmektedir. İşveren ve çalışan haklarının korunması, iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması hususundaki ilgili maddeler bu kanun kapsamında açıkça belirtilmiştir. Artan iş kazaları ve yanı sıra meslek hastalıkları gibi hem çalışan sağlığını tehdit eden hem de iş verimliliğini düşüren olumsuz etkenlere karşı ilgili kanun çerçevesinde çeşitli yasal yükümlülükler getirilmiştir. Hem işverenleri hem de çalışanları bağlayan bu yasal yükümlülükler sayesinde çok daha güvenli ve çok daha sağlıklı çalışma ortamlarının oluşturulabilmesi sağlanmaktadır. 6331 sayılı Kanun kapsamında Ortak Sağlık Güvenlik Birimi(OSGB) adı altında birimlerin kurulumuna olanak sağlanmıştır. Bakanlık tarafından yetkilendirilen bu birimlerde iş güvenliği ve sağlığının oluşturulması hususunda yetkin, uzman ve deneyimli eğitmen ve personellerin istihdamı sağlanarak, işyerlerinin yasal yükümlülükler gereğince yerine getirmesi gereken işlemlerde profesyonel destek alabilmeleri sağlanmıştır. Kanun dahilinde yasal gereklilik evrakları ile ilgili düzenlemelerde OSGB bünyesinde görevli olan kişilerce düzenlenmekte, takip edilmekte ve kayıt edilmektedir.

OSGB bünyesinde İSG uzmanı, iş yeri hekimi, diğer sağlık personelleri ve farklı alanlardan uzman eğitmenler görev alıyor. Bu şekilde Türkiye’deki iş sağlığı ve güvenliği koşullarının uluslararası standartlara uygun olarak tecellisi sağlanmaktadır. OSGB’ler tarafından 6331 sayılı Kanun nezdinde çeşitli evrakların düzenlenmesi ve takip edilmesi ile birlikte arşivlenmesi yükümlülüğü bulunmaktadır. İşyerlerine yönelik sunulan iş güvenliği ve iş sağlığı hizmetleri ile ilgili olarak düzenlenmesi yasal gereklilik olan evrakların aynı zamanda arşivlenmesi gerekmektedir. Söz konusu yasal gereklilik evrakları yasal olarak arşivlenmesi gereken ve özellikle de OSGB ve işyeri denetlemeleri sırasında Bakanlık tarafından talep edilen evraklardır. Bu evraklar OSGB tarafından işyerine yasalar çerçevesinde sağlanan iş güvenliği ve sağlığı hizmetlerinin uygunluğunu ve işyerleri için yasal yükümlülüklerini yerine getirdiğinin kanıtı niteliği taşımaktadır.

Yasal Gereklilik Evrakları – OSGB’de Olması Gereken Evraklar

OSGB hizmetleri kapsamında işyerleri için sağlanan tüm hizmetler Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı’nın yetkili kurum ve kuruluşları tarafından denetim altında tutulmaktadır. Özellikle “İSG Katip” gibi dijital yazılım modülleri aracılığı ile işyerlerinde iş güvenliği ve iş sağlığı hususunda sağlanan kriterlerin yasalara olan uygunluğunun sıkı bir şekilde denetlenmesi sağlanıyor. Bu şekilde kanun kapsamında işyerleri için yasal yükümlülük haline getirilen sertifikaların alınması, işyerlerindeki veya çalışma alanlarındaki iş güvenliği kriterlerinin sağlanması gibi kriterlerin tam olarak karşılanıp, karşılanmadığının takibatının dinamik biçimde yapılması sağlanıyor. Bu çerçevede yasal gereklilik evrakları sayesinde tüm ülke genelinde hem çalışanlar hem de işverenler için  hedeflenen güvenli ve sağlıklı çalışma ortamlarının etkin biçimde sağlanması hedeflenmektedir.

OSGB tarafından arşivlenmesi gereken yasal gereklilik evrakları arasında sözleşmeler, karar defteri tutanakları, sertifika belgeleri, eğitim dokümanları gibi evraklar bulunmaktadır. Bununla birlikte OSGB bünyesinde hizmet sunulan işyerindeki çalışanlara yönelik görevlendirilen temsilciler ve bu temsilcilerin seçimine yönelik seçim ve atama kayıtları gibi evraklarında OSGB arşivi içerisinde mutlaka bulunması gereken evraklardır.

OSGB Evrakları Ne Kadar Saklanmalı?

İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında OSGB’lerin faaliyet kapsam ve yasal yükümlülükleri ile ilgili olarak tüm bilgiler açık şekilde belirtilmiştir. OSGB tarafından yürütülen tüm iş güvenliği uzmanı, iş yeri hekimi, diğer sağlık personeli hizmetleri ve eğitim hizmetleri ile sertifikalandırma hizmetleri ile ilgili yasal gereklilik evrakları muhafaza edilmelidir. OSGB arşivinde bulunması gereken bu evrakların niteliklerine göre 6331 sayılı Kanun kapsamında saklama süreleri ile ilgili olarak detaylara da açık şekilde yer verilmiştir.

 OSGB evraklarının yasal olarak belirlenen süre zarfında saklanması gerekmektedir. OSGB yasal gereklilik evrakları saklama süreleri ise evrakların niteliğine göre değişmektedir. Bu nedenle OSGB arşivinde hizmet sunulan işyerlerine ilişkin sunulan hizmetlere istinaden yapılan belgelendirme, sözleşme ve sertifikalandırma evraklarının muhafaza sağlanmaktadır. Söz konusu evraklar, Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı tarafından gerçekleştirilen periyodik denetlemeler esnasında ibra edilmesi yasal yükümlülüğüne de yine aynı kanun maddelerinde yer verilmiştir. OSGB denetimleri esnasında ibra edilen evraklarda eksiklik bulunması olumsuz şekilde değerlendirilir. Söz konusu olumsuzluk sorumluluğun OSGB veya hizmet sunduğu işyerinde olmasına göre farklı şekillerde yaptırımların uygulanmasına götürür. Bu sebeple OSGB hizmetleri kapsamında işyerleri için sunulan hizmetler kadar uygulanan her bir işlem ve sunulan her bir hizmet ile ilgili olarak dosyalama işlemlerinin de etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

OSGB İçin Gerekli Evraklar

Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimi bünyesindeki arşivlerde ve güncel dosyalarda sağlıklı koşullarda muhafaza edilmesi gerekliliği yasal olarak zorunluğu olan yasal gereklilik evrakları bulunmaktadır. OSGB tarafından hizmet sunumu gerçekleştirilen her bir işletme ile ilgili olarak “Acil Durum Planları” ve “Risk Değerlendirme Raporları” evraklarının söz konusu dosyalar içerisinde mutlaka yer alıyor olması gerekmektedir. İş sağlığı ve güvenliği iç yönergesi, iş güvenliği uzmanı tarafından hazırlanan işyeri yıllık çalışma planı ve yıllık eğitim planı gibi evraklarında mutlaka dosya içerisinde bulundurulması gerekmektedir. OSGB tarafından iş güvenliği uzmanı hizmetlerine dair çalışma alanlarında görev alan personel ile beraber sağlıklı dosya tutulmalı ve hizmet sunulan işyerine ilişkin tüm belgelerin burada yer alması gerekmektedir.

OSGB Yönetmeliğine Göre Arşivlenecek Evraklar

İş Güvenliği Hizmetler Yönetmeliği çerçevesinde OSGB yasal gereklilik evrakları için arşivleme işlemlerinin kaliteli ve sağlıklı bir şekilde sağlanması gerekmektedir. İlgili yönetmelik kapsamında OSGB tarafından sunulan hizmetlere yönelik olarak tüm kayıt ve dosyaların, kendilerinden talep edilmemiş olsa dahi mutlaka işverene tesliminin gerçekleştirilmesi gerekliliği bulunmaktadır.

 Aynı yönetmelikte yer alan maddelere göre yasal gereklilik evrakları içerisinde mutlaka OSGB arşivinde barındırılması gereken evraklar bulunmaktadır. Bu evraklar arasında;

• İSG Katip sözleşmeleri,
• Islak imzalı tespit ve öneri nüshaları,
• İşyeri iç yönergesi,
• İşveren ve çalışanların eğitime katılım formları,
• Risk değerlendirme raporu,
• Çalışan temsilcisi, destek elemanı ve risk değerlendirme personellerine ilişkin seçim veya atama kayıtları,
• İşyerine ait yıllık eğitim planı,
• İşyerine ait yıllık değerlendirme raporu,
• Meslek hastalığı ve iş kazası kayıt suretleri,
• İşyerine ait yıllık çalışma planı,
• Sağlanan ilk yardım sertifikaları,
• Sağlanan meslek edinme kurs sertifikaları,
• İşyerine ait yerleşim planı,
• İşyeri vergi levhası,
• İşyeri kapasite raporu,
• Ticaret sicil gazetesi(işyerine ait),
• İşyeri yetkili imza sirküleri,
• İşyeri için itfaiye raporu,
• Elektrik iç tesisat uygunluk belgesi,
• İç ortam ölçüm raporları,
• Makine ve ekipman için yapılan periyodik kontrollere ait raporlar,
• Makine gövde topraklama ölçüm ve kontrol raporları,
• İşyerine yönelik uygulanan uyarı ve yanı sıra ceza yazıları,

Şeklindeki evraklar bulunmaktadır. OSGB hizmetleri kapsamında işyerine ilişkin olarak söz konusu evraklar, yasal gereklilik evrakları kapsamında bulunmaktadır. Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı tarafından sıkı şekilde yürütülen iş sağlığı ve güvenliği denetimleri çerçevesinde işyerlerinden bu evrakların ibrazı talep edilmektedir. Bakanlık tarafından işyerlerinin İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve diğer yasal düzenleme ve yönetmeliklere uygunluk durumunun tespiti noktasında OSGB tarafından işyerine yönelik hazırlanmış ve arşivlenmiş olan söz konusu bu evrakları kullanmaktadır. Akdemirler OSGB, şeffaf ve güvenilir hizmet anlayışıyla tüm hizmetlerinde işyerleri için evrak düzenleme, takip ve arşivleme işlemlerini detaylı şekilde gerçekleştirmektedir.